Deze website maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te verbeteren. Deze website maakt gebruik
van cookies om uw
gebruikservaring te verbeteren.

Digitaal met documenten omgaan

Digitaal met documenten omgaan

 

 

Van papier naar digitaal

Steeds meer documenten worden reeds digitaal gedeeld, maar nog een grote hoeveelheid is een fysiek document dat per post komt of intern gemaakt wordt. Dan is de eerste stap het digitaliseren van het document. Een document scanner of multifunctional maakt een beeld van uw document.
Het belangrijkst in deze stap is de kwaliteit optimaliseren voor latere verwerking. Het verwijderen van achtergrondkleur, het verbeteren van tekst, het splitsen van sets, verwijderen van blanco pagina's,... het zijn maar enkele bewerkingen die mogelijk zijn. 


Indexeren van je digitale documenten

De volgende fase is het voorzien van de juiste indexgegevens aan je documenten. Indexgegevens (of indexdata) is informatie over je document. Het kan gaan om het type document, de datum waarop het gemaakt werd, de status van het document, de klant en/of project aan welke het document gekoppeld werd... Welke indexgegevens je wil opslaan is sterk afhankelijk van de manier waarop je later je documenten wil kunnen terugvinden of sorteren.

 

Je kan deze manier van werken vergelijken met een online winkel. Je krijgt in je gekozen categorie alle mogelijke producten op 1 pagina te zien. Aan de hand van filters ga je de resultaten verfijnen tot je exact gevonden hebt wat je zoekt. En als je alleen nog weet dat de inhoud van je document was, kan je op kernwoorden in je document gaan zoeken. Net als in Google.



Archief digitaliseren?
Een oplossing
op maat nodig? 

 

facturen digitaliseren

 

Contacteer ons

 

Delen van je documenten

Nu je documenten intelligent opgeslagen werden, zijn ze beschikbaar voor de juiste personen. Zonder dat je een complexe rechtenstructuur moet bijhouden. Soms moet een document door iemand specifiek behandeld worden alvorens het opgeslagen kan worden. Dan spreken we van een workflow (een werkproces). Je kan dit vergelijken met een digitale variant van de klassieke plastiek bakjes voor documenten. De persoon in kwestie wordt per e-mail geïnformeerd over het document en de bijhorende taak die hem wacht. Hij kan dit per mail afhandelen, of in de software zelf. Zo betrek je ook je mobiele medewerkers bij je werkprocessen zonder complexe infrastructuur. 


Zoeken is vloeken

Niemand zoekt graag. Het is verloren tijd en altijd iemand anders zijn schuld. Dat is niet anders met bedrijfsinformatie en documenten.

Dankzij de combinatie van indexdata en volledige doorzoekbaarheid van de tekst van je documenten, is zoeken naar documenten verleden tijd. Wat niet verandert is dat er aan de basis de nodige discipline moet zijn om bij het opslaan van een document éénmalig de juiste indexdata ingegeven wordt. Om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken, kunnen we ook data op het document gebruiken, zoals factuurnummers, barcodes, projectcodes,...

Contacteer ons