Stop met Scannen - Begin met Digitaliseren

We scannen om te digitaliseren ... en we digitaliseren om te automatiseren

 

 

Stop met scannen

Vaak verwarren we scannen met digitaliseren. We maken een scan op onze 'copier' en sturen deze naar onze eigen mail of een folder op het netwerk en denken dan dat we een digitaal document hebben. Wat we eigenlijk gedaan hebben is een platte foto van ons document gemaakt en dit in een folder opgeslagen onder een nietszeggende benaming. Enig voordeel dat we hebben is dat we inderdaad een elektronische versie hebben van ons document, opgeslagen ergens op de server. Met digitaliseren heeft deze werkwijze weinig te maken en vaak leidt dit tot het opbouwen van een elektronische vuilbak waar niemand nog na enige tijd zijn weg in weet te vinden, laat staan een document terug vindt wanneer men het nodig heeft. Daarbovenop riskeert men nog een verkeerde versie te gebruiken. 

Het kan anders !

 

Ontdek de smart scan 

Zorg tijdens het scannen van je documenten dat de kwaliteit geoptimaliseerd wordt  voor latere verwerking. Denk dan vooral aan het verwijderen van achtergrondkleur, het verbeteren van tekst, het splitsen van sets, alsook het verwijderen van blanco pagina's,... het zijn maar enkele bewerkingen die een wereld van verschil kunnen betekenen. Tijdens het scanproces is de volgende stap het verrijken van het document met de nodige metadata of indexsleutels die naast de PDF versie ook een digitale dimensie meegeeft. Deze inhoudelijke verrijking maakt het mogelijk om het op te slaan en eenvoudig inhoudelijk terug op te zoeken. Het is ook dankzij deze indexdata dat het document automatisch zijn weg vindt in bijv. een dossiervormingsproces.


De Heilige Graal : het indexeren van al je papieren én digitale documenten 

De ultieme fase is het voorzien van de juiste indexgegevens aan al je documenten, zowel de  gescande versies alsook de elektronisch gegenereerde.  Indexgegevens (of indexdata) is informatie over je document. Het kan gaan om het type document, de datum waarop het gemaakt werd, de status van het document, de klant en/of project aan welke het document gekoppeld werd... Welke indexgegevens je wil opslaan is sterk afhankelijk van de manier waarop je later je documenten wil kunnen terugvinden of sorteren.

 

Je kan deze manier van werken vergelijken met een online winkel. Je krijgt in je gekozen categorie alle mogelijke producten op 1 pagina te zien. Aan de hand van filters ga je de resultaten verfijnen tot je exact gevonden hebt wat je zoekt. En als je alleen nog weet dat de inhoud van je document was, kan je op kernwoorden in je document gaan zoeken. Net als in Google.



Archief digitaliseren?
Een oplossing
op maat nodig? 

 

facturen digitaliseren

 

Contacteer ons

 

Efficiëntie troef : Delen van je documenten

Nu al je documenten intelligent opgeslagen werden, zijn ze beschikbaar voor de juiste personen. En dit zonder dat je een complexe rechtenstructuur moet bijhouden. Soms moet een document door iemand specifiek behandeld worden alvorens het opgeslagen kan worden. Dan spreken we van een workflow (een werkproces). Je kan dit vergelijken met een digitale variant van de klassieke plastiek bakjes voor documenten. De persoon in kwestie wordt per e-mail geïnformeerd over het document en de bijhorende taak die op hem wacht. Hij kan dit per mail afhandelen, of in de software zelf. Zo betrek je ook je mobiele medewerkers bij je werkprocessen zonder complexe infrastructuur. 


De naald in de hooiberg : Zoeken is vloeken

Niemand zoekt graag. Het is verloren tijd en altijd iemand anders zijn schuld. Dat is niet anders met bedrijfsinformatie en documenten.

Dankzij de combinatie van indexdata en volledige doorzoekbaarheid van de tekst van je documenten, is zoeken naar documenten verleden tijd. Wat niet verandert is dat er aan de basis de nodige discipline moet zijn om bij het opslaan van een document éénmalig de juiste indexdata ingegeven wordt. Om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken, kunnen we ook data op het document gebruiken, zoals factuurnummers, barcodes, projectcodes,...

Bekijk onze oplossingen: office uitdagingen
Contacteer ons
Deze website maakt gebruik van cookies De website van Michiels nv maakt gebruik van cookies om onze website betrouwbaar en veilig te houden, prestaties te meten en persoonlijke advertenties aan te bieden. Bij het toelaten van cookies gaat u ermee akkoord dat wij informatie delen met derde partijen, zoals onze marketingpartners, die deze kunnen combineren met andere informatie die u aan hen heeft verstrekt of die zij hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun diensten. Als u de cookies weigert gebruiken wij enkel functionele cookies. Via onze Cookie Policy kan u uw voorkeuren beheren.
Toon details Verberg details
Selectie toelaten
Alle cookies toelaten