Dossierbeheer

Digitaliseren van documenten

Ontdek hoe ons document management systeem u toelaat uw dossiers efficient te beheren.

 

 

Het dilemma opgelost : het FyGitaal Archief


Personeelszaken, de boekhouding, de commerciële dienst, de dienst na verkoop, zijn afdelingen in elke organisatie waar waardevolle documenten behandeld worden. 

 

Vaak worden de documenten fysiek opgeslagen wat de nodige risico's met zich meebrengt op verlies en moeilijk te doorzoeken is. Elektronische documenten worden vaak in een folderstructuur op een fileserver opgeslagen en is de toegankelijkheid en de hiërarchische structuur een groot pijnpunt van veel organisaties.

 

Ook het gebruik van One Drive of Sharepoint zijn geen echte documentbeheersystemen en bieden meestal slechts een tijdelijke oplossing om documenten te delen maar niet te beheren.

 

Een afdeling overkoepelende oplossing biedt zich aan waar zowel gedigitaliseerde papieren documenten als de elektronisch gegenereerde zich samen tot een geheel vormen in een dossiervormende omgeving. En dit liefst in de cloud.

 

Het dilemma opgelost door onze oplossing FyGi-flow.

 

digitaliseren van documenten


Veilig Toegang

 

In een klassieke omgeving is toegang tot een map (fysiek of digitaal) een kwestie van alles of niets. Voor de zekerheid kiezen organisaties voor niets, waardoor elke persoon zijn of haar documenten lokaal gaat kopiëren. Er ontstaat een wildgroei aan documenten en versies van documenten terwijl de veiligheid er alleen maar op achteruit gaat.

 

In een digitale omgeving kan toegang dynamisch georganiseerd worden. Het type document kan bepalen of iemand toegang heeft, maar ook het niveau van toegang; lees, schrijf of beheerrechten kunnen gebruikt worden om elke persoon de juiste toegang te verlenen.

digitaliseren van documenten access control

Automatisatie

 

Bij het digitaliseren heeft een document zijn levensduur in uw organisatie. Het kan ter goedkeuring doorgestuurd worden, het kan een vervaldatum hebben, of in het kader van GDPR slechts bepaalde tijd bewaard worden.

Via "workflows" laten we documenten digitaal door uw organisatie lopen. De juiste personen worden verwittigd wanneer het hun beurt is om actie te ondernemen. Zo werk je efficiënt en voldoe je aan het wettelijk kader rond gegevensbescherming.

digitaliseren van documenten automatisatie

 


 

 

Wil je meer informatie over hoe je uw administratie kan optimaliseren? We nemen graag tijd voor een goed gesprek.
Contacteer me

 Paul Tobback

Consultant Digitale Transformatie

Bekijk onze oplossingen: office uitdagingen
Contacteer ons
Deze website maakt gebruik van cookies De website van Michiels nv maakt gebruik van cookies om onze website betrouwbaar en veilig te houden, prestaties te meten en persoonlijke advertenties aan te bieden. Bij het toelaten van cookies gaat u ermee akkoord dat wij informatie delen met derde partijen, zoals onze marketingpartners, die deze kunnen combineren met andere informatie die u aan hen heeft verstrekt of die zij hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun diensten. Als u de cookies weigert gebruiken wij enkel functionele cookies. Via onze Cookie Policy kan u uw voorkeuren beheren.
Toon details Verberg details
Selectie toelaten
Alle cookies toelaten