Deze website maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te verbeteren. Deze website maakt gebruik
van cookies om uw
gebruikservaring te verbeteren.

Personeelszaken

Digitaliseren van documenten

Ontdek hoe ons document management systeem u toelaat uw personeelsbestanden efficient te beheren.

 

 

Digitaal of fysiek Archief


Personeelszaken (of HR) is een afdeling in elke organisatie waar waardevolle documenten behandeld worden. Denk aan CV's, arbeidscontracten, vakantieattesten, kopieën van identiteitskaarten,...

 

Vaak worden de documenten fysiek opgeslagen wat de nodige risico's met zich meebrengt op verlies en moeilijk te doorzoeken is. Wanneer een folderstructuur op een fileserver gebruikt wordt is de toegankelijkheid en de hiërarchische structuur een groot pijnpunt van veel organisaties.

digitaliseren van documenten


Veilig Toegang

 

In een klassieke omgeving is toegang tot een map (fysiek of digitaal) een kwestie van alles of niets. Voor de zekerheid kiezen organisaties voor niets, waardoor elke persoon zijn of haar documenten lokaal gaat kopiëren. Er ontstaat een wildgroei aan documenten en versies van documenten terwijl de veiligheid er alleen maar op achteruit gaat.

 

In een digitale omgeving kan toegang dynamisch georganiseerd worden. Het type document kan bepalen of iemand toegang heeft, maar ook het niveau van toegang; lees, schrijf of beheerrechten kunnen gebruikt worden om elke persoon de juiste toegang te verlenen.

digitaliseren van documenten access control

Automatisatie

 

Bij het digitaliseren heeft een document zijn levensduur in uw organisatie. Het kan ter goedkeuring doorgestuurd worden, het kan een vervaldatum hebben, of in het kader van GDPR slechts bepaalde tijd bewaard worden.

Via "workflows" laten we documenten digitaal door uw organisatie lopen. De juiste personen worden verwittigd wanneer het hun beurt is om actie te ondernemen. Zo werk je efficiënt en voldoe je aan het wettelijk kader rond gegevensbescherming.

digitaliseren van documenten automatisatie

 


 

 

Wil je meer informatie over hoe de administratie van uw personeelszaken kunnen optimaliseren? We nemen graag tijd voor een goed gesprek.
Contacteer me

 

Bekijk onze andere office uitdagingen
Contacteer ons