Ontdek hoe ons document management systeem u toelaat uw dossiers efficient te beheren.
Personeelszaken, de boekhouding, de commerciële dienst, de dienst na verkoop, zijn afdelingen in elke organisatie waar waardevolle documenten behandeld worden.
Vaak worden de documenten fysiek opgeslagen wat de nodige risico's met zich meebrengt op verlies en moeilijk te doorzoeken is. Elektronische documenten worden vaak in een folderstructuur op een fileserver opgeslagen en is de toegankelijkheid en de hiërarchische structuur een groot pijnpunt van veel organisaties.
Ook het gebruik van One Drive of Sharepoint zijn geen echte documentbeheersystemen en bieden meestal slechts een tijdelijke oplossing om documenten te delen maar niet te beheren.
Een afdeling overkoepelende oplossing biedt zich aan waar zowel gedigitaliseerde papieren documenten als de elektronisch gegenereerde zich samen tot een geheel vormen in een dossiervormende omgeving. En dit liefst in de cloud.
Het dilemma opgelost door onze oplossing FyGi-flow.
In een klassieke omgeving is toegang tot een map (fysiek of digitaal) een kwestie van alles of niets. Voor de zekerheid kiezen organisaties voor niets, waardoor elke persoon zijn of haar documenten lokaal gaat kopiëren. Er ontstaat een wildgroei aan documenten en versies van documenten terwijl de veiligheid er alleen maar op achteruit gaat.
In een digitale omgeving kan toegang dynamisch georganiseerd worden. Het type document kan bepalen of iemand toegang heeft, maar ook het niveau van toegang; lees, schrijf of beheerrechten kunnen gebruikt worden om elke persoon de juiste toegang te verlenen.
Bij het digitaliseren heeft een document zijn levensduur in uw organisatie. Het kan ter goedkeuring doorgestuurd worden, het kan een vervaldatum hebben, of in het kader van GDPR slechts bepaalde tijd bewaard worden.
Via "workflows" laten we documenten digitaal door uw organisatie lopen. De juiste personen worden verwittigd wanneer het hun beurt is om actie te ondernemen. Zo werk je efficiënt en voldoe je aan het wettelijk kader rond gegevensbescherming.
Wil je meer informatie over hoe je uw administratie kan optimaliseren? We nemen graag tijd voor een goed gesprek. Contacteer me
Paul Tobback
Consultant Digitale Transformatie