Deze website maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te verbeteren. Deze website maakt gebruik
van cookies om uw
gebruikservaring te verbeteren.

Scan automatisatie

Iedereen is vandaag aan het scannen, maar weinig bedrijven staan stil bij de efficiëntie of het gebrek eraan. Scannen naar je eigen e-mail adres, om het document op te slaan op je bureaublad, het document te hernoemen en erna te verplaatsen naar een andere locatie of op te laden naar de cloud. Dit veel voorkomend voorbeeld kan met het juiste toestel in één beweging. Veilig en efficiënt.

Met de volgende drie stappen kies je de juiste oplossing

1. Kies het juiste product

2. Kies de juiste scan instellingen

3. kies de juiste bestemming


Het juiste product kiezen: een document scanner of multifunctionele printer?

Beide hebben hun voor- en nadelen. Een multifunctionele printer is vaak al aanwezig in een bedrijf en is daardoor vaak de eerste stap naar gestructureerd scannen. Het is ook een geconnecteerd toestel (verbonden met je netwerk) waardoor je met de juiste configuratie naar netwerklocaties kan scannen. De nieuwste generatie toestellen heeft een performante scanner aan boord en de nodige technologie om je beelden te optimaliseren of converteren.

Document scanners zijn uitsluitend bedoeld om documenten te scannen en kunnen als voornaamste voordeel een vrije vorm van documenten aan. Van een kassaticket tot een banner. Terwijl multifunctionele printers steeds proberen om een gekend formaat te detecteren; A5, A4 of A3. Daarnaast komt een scanner met eigen software en drivers die je meer instellingen bieden om je scaninstellingen af te stemmen op je noden. Het wissen van achtergrondbeelden, verwijderen van een bepaalde kleur, versterken van het contrast,... daarmee onderscheiden document scanners zich. Het grote nadeel van document scanners is dat ze meestal verbonden moeten zijn met een computer, en op die manier minder toegankelijk voor diverse gebruikers. Er zijn ook netwerk verbonden scanners, maar dit segment is niet heel uitgebreid.

Voor hulp bij het kiezen, staan we je graag bij. Vul onderaan het contactformulier in.



Kies de juiste scan instellingen

Het is fout te denken dat het meeste detail/resolutie tot het beste resultaat zal leiden. Het gaat om documenten en de inhoud is belangrijker dan de details. Het gaat erom het document zo goed mogelijk klaar te maken voor de volgende stap: digitale interpretatie van de inhoud.

- Automatische oriëntatie: het beeld in de juiste richting zetten

- Scheefstandscorrectie: het document draaien zodat de tekst goed uitgelijnd wordt

- Verwijderen van achtergronden die de interpretatie van tekst kan verhinderen

- Verbeteren van het contrast om tekst beter leesbaar te maken

Veel van deze instellingen zijn beschikbaar in de standaard meegeleverde software. Soms kan echter bijkomende software nodig zijn. We adviseren u graag om de juiste software voor uw uitdaging te kiezen.


Kies de juiste bestemming

Na het scannen van je document komt de belangrijkste vraag; waar gaan we het bestand bewaren zodat dit efficiënt kan teruggevonden worden door de betrokken medewerkers. Te vaak wordt nog foutief gebruik gemaakt van niet-geauthentiseerd scannen via e-mail.

Wanneer je document binnen je organisatie blijft, is het beter de bestanden rechtstreeks op een bestemming op te slaan. Wanneer het een Windows folder is, kan dit via SMB protocol. Externe applicaties gebruiken vaak een watched folder, waarbij ze inkomende documenten automatisch oppikken en verwerken.

Een modern document management systeem, laat je toe eenvoudig je gescande documenten aan de hand van indexgegevens op te slaan en beschikbaar te stellen voor alle medewerkers in je organisatie. Op kantoor of mobiel.


In 1 2 3 digitaal werken bestaat niet

De keuze om meer digitaal te doen heeft een bestaansreden. Een sneller doorlooptijd van projecten, minder tijd verliezen aan het zoeken van gegevens, juridische gronden, GDPR wetgeving,...

Wat je keuze ook is, elk goed project start met een plan van aanpak. We helpen je graag op weg om de verschillende mogelijkheden in elke stap toe te lichten.

Bekijk onze andere oplossingen
Contacteer ons